Bestandsaufnahme
Fragen Sie offen nach: Wer nutzt welche KI-Programme wofür – auch privat eingerichtete Zugänge? Ohne diese Liste wissen Sie nicht, wen Sie schulen müssen.
KI-Ratgeber · Pflicht & Recht
KI-Kompetenz nach EU AI Act: Was Betriebe jetzt schulen müssen.
Wer im Betrieb KI nutzt – auch nur ChatGPT für Werbetexte –, muss seit dem 2. Februar 2025 etwas für die KI-Kompetenz seiner Beschäftigten tun. Seit Juli 2026 ist die Pflicht milder formuliert, abgeschafft ist sie nicht. Hier lesen Sie, wer betroffen ist, was „KI-Kompetenz“ praktisch heißt, wie Sie sie dokumentieren und was ein kleines Unternehmen konkret tun sollte.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht seit 2. Februar 2025: Artikel 4 der EU-KI-Verordnung (AI Act) verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen zu Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals.
- ChatGPT reicht: Laut EU-Kommission fällt schon ein Unternehmen unter Artikel 4, dessen Beschäftigte ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen – unabhängig von Größe und Branche.
- Abgeschwächt, nicht gestrichen: Seit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit Juli 2026) müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, aber kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren.
- Kein Zertifikat nötig: Die Bundesnetzagentur verlangt weder standardisierte Schulungen noch externe Zertifikate oder einen KI-Beauftragten. Sie empfiehlt, Art, Umfang und Teilnehmer der Maßnahmen zu dokumentieren.
- Kein eigenes Bußgeld: Das deutsche KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG, in Kraft seit 29. Juli 2026) nennt Artikel 4 nicht in seinen Bußgeldvorschriften. Fehlende KI-Kompetenz kann laut Bundesnetzagentur aber als Verletzung der Sorgfaltspflicht gelten.
01 · Wer betroffen ist
Schon wer ChatGPT im Betrieb nutzt, ist betroffen.
Die Pflicht trifft nicht nur Softwarefirmen. Sie gilt für jeden „Betreiber“ – so nennt die KI-Verordnung jeden, der ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet.
Ausgenommen ist nur die rein private Nutzung. Sobald ein Programm wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot für die Arbeit eingesetzt wird, ist Ihr Unternehmen Betreiber. Die EU-Kommission nennt in ihren Fragen und Antworten genau dieses Beispiel: Eine Firma, deren Beschäftigte ChatGPT für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, muss Artikel 4 erfüllen. Die Bundesnetzagentur betont, dass die Pflicht unabhängig von Branche und Unternehmensgröße gilt.
Erfasst sind nicht nur Angestellte, sondern auch „andere Personen“, die in Ihrem Auftrag mit KI arbeiten – etwa freie Mitarbeiter oder Dienstleister.
| Situation | Unter Artikel 4? |
|---|---|
| Die Bürokraft eines Handwerksbetriebs formuliert Angebote mit ChatGPT vor | Ja |
| Ein Onlinehändler lässt Produkttexte von einem KI-Programm schreiben | Ja |
| Eine Agentur erstellt in Ihrem Auftrag Social-Media-Beiträge mit KI | Ja, Personen im Auftrag zählen mit |
| Der Inhaber plant mit ChatGPT privat seinen Urlaub | Nein, rein private Nutzung |
Auch ein Betrieb, der „offiziell“ keine KI eingeführt hat, ist oft schon betroffen. Bei einer Befragung des Branchenverbands Bitkom im Sommer 2025 gaben 8 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten an, dass die Nutzung privater KI-Programme wie ChatGPT für die Arbeit bei ihnen weit verbreitet ist; in weiteren 17 Prozent gab es Einzelfälle. Nur 26 Prozent stellten selbst einen offiziellen Zugang bereit.
Kurz gesagt: Wenn in Ihrem Betrieb irgendjemand KI für die Arbeit nutzt – offiziell oder auf eigene Faust –, gilt die Pflicht für Sie.
02 · Rechtsstand Oktober 2026
Was sich durch den Digital Omnibus geändert hat.
Die Pflicht besteht weiter, ist aber weicher formuliert: Statt ein „ausreichendes Maß“ an KI-Kompetenz sicherzustellen, müssen Unternehmen heute Maßnahmen ergreifen, um sie zu fördern.
Der „Digital Omnibus“ ist ein Änderungspaket der EU, mit dem die KI-Verordnung vereinfacht wurde. Die EU-Kommission hatte im November 2025 vorgeschlagen, die Schulungspflicht der Unternehmen in eine bloße Förderaufgabe von Kommission und Mitgliedstaaten umzuwandeln. Durchgesetzt hat sich das nicht. Der beschlossene Text hält an der Pflicht der Unternehmen fest und stellt nur klar, dass niemand für einzelne Personen ein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren muss.
| Datum | Was passiert ist |
|---|---|
| 1. August 2024 | Die EU-KI-Verordnung tritt in Kraft. |
| 2. Februar 2025 | Artikel 4 gilt: Anbieter und Betreiber müssen für ausreichende KI-Kompetenz sorgen. |
| Juli 2026 | Der Digital Omnibus tritt in Kraft. Neue Fassung: Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz zu fördern; kein garantiertes Niveau für einzelne Personen. |
| 29. Juli 2026 | Das deutsche KI-MIG tritt in Kraft. Die Bundesnetzagentur wird zentrale Aufsichts- und Anlaufstelle. |
| August 2026 | Laut EU-Kommission beginnen Aufsicht und Durchsetzung durch die nationalen Behörden. |
Für die Praxis ändert sich weniger, als manche Schlagzeile vermuten lässt. Sie müssen weiterhin etwas tun – und es belegen können. Der Wortlaut verlangt dabei ausdrücklich, Vorkenntnisse, Einsatzzweck und die Menschen zu berücksichtigen, die von den KI-Ergebnissen betroffen sind. Eine Einheitsschulung für alle passt dazu nur bedingt.
03 · Was KI-Kompetenz heißt
Was „KI-Kompetenz“ praktisch bedeutet.
KI-Kompetenz heißt: Ihre Leute wissen, was das Werkzeug kann, wo es danebenliegt und welche Daten nicht hineingehören. Ein Informatikstudium ist nicht gemeint.
Die Verordnung beschreibt KI-Kompetenz als Fähigkeiten, Kenntnisse und Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein. Die EU-Kommission nennt vier Bausteine: ein allgemeines Verständnis von KI im Unternehmen, die eigene Rolle (Anbieter oder Betreiber), die Risiken der eingesetzten Systeme und Maßnahmen, die auf Wissensstand und Einsatz der Beschäftigten zugeschnitten sind. Als typisches Risiko nennt sie „Halluzinationen“ – also Antworten, die überzeugend klingen, aber erfunden sind.
Für einen Betrieb, der ChatGPT oder Copilot im Büro nutzt, empfehle ich mindestens diese Inhalte:
- Wie Sprachmodelle arbeiten: Sie berechnen wahrscheinliche Texte und prüfen keine Fakten. Daraus folgt, warum Zahlen, Normen und Zitate nachgeprüft werden müssen.
- Welche Daten tabu sind: Kundendaten, Personaldaten und Betriebsgeheimnisse – mit einer einfachen Ampel, was erlaubt ist.
- Freigegebene Werkzeuge: Welche Programme und Konten im Betrieb erlaubt sind und warum private Zugänge nicht.
- Ergebnisse prüfen: Wer vor dem Versand an Kunden gegenliest und worauf er achtet.
- Übungen an eigenen Aufgaben: Angebote, E-Mails, Produkttexte oder Berichte aus Ihrem Alltag statt allgemeiner Beispiele.
Die Tiefe richtet sich nach der Rolle. Wer gelegentlich eine E-Mail glätten lässt, braucht weniger als die Mitarbeiterin, die mit KI Kundenanfragen beantwortet oder technische Angaben für Angebote zusammenstellt.
04 · Dokumentation
So weisen Sie KI-Kompetenz nach.
Ein Zertifikat brauchen Sie nicht. Eine interne Aufzeichnung reicht – sie sollte aber zeigen, wer wann was gelernt hat und warum Sie so vorgegangen sind.
Die Bundesnetzagentur stellt klar, was Artikel 4 nicht verlangt: keine standardisierten Schulungen, keine externen Zertifikate, keinen KI-Beauftragten und keine Vorabprüfung durch die Behörde. Sie empfiehlt aber, die Maßnahmen so zu dokumentieren, dass Sie die Erfüllung jederzeit nachweisen können – insbesondere Art der Maßnahme, inhaltlichen und zeitlichen Umfang sowie die Teilnehmer. Auch die EU-Kommission hält eine interne Aufzeichnung von Schulungen und anderen Maßnahmen für ausreichend.
In der Praxis genügt eine einfache Tabelle, ergänzt um wenige Unterlagen:
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Datum und Maßnahme | 14.11.2026, Inhouse-Schulung „KI im Büroalltag“ |
| Inhalte | Grundlagen, Datenampel, Ergebnisse prüfen, Übungen mit Angebotstexten |
| Dauer und Form | ein Tag, vor Ort, mit Unterlagen |
| Teilnehmer | Namen oder Abteilung, Teilnahmebestätigungen abgelegt |
| Betroffene Werkzeuge | ChatGPT Business, Copilot Chat |
| Nächste Auffrischung | bei neuem Werkzeug, spätestens nach zwölf Monaten |
Dazu gehören eine Liste der im Betrieb genutzten KI-Werkzeuge und eine schriftliche Nutzungsregel. Wie eine solche Regel aussieht, zeigt der Beitrag KI und Datenschutz mit Muster-KI-Richtlinie.
05 · Sanktionen & Haftung
Was droht – realistisch eingeordnet.
Ein Bußgeld speziell für fehlende KI-Kompetenz gibt es in Deutschland derzeit nicht. Das Risiko liegt woanders: bei der Haftung, wenn durch einen KI-Fehler ein Schaden entsteht.
Das deutsche Durchführungsgesetz zur KI-Verordnung, das KI-MIG, zählt in seinen Bußgeldvorschriften abschließend auf, welche Pflichten geahndet werden. Artikel 4 gehört nicht dazu. Die EU-Kommission weist zudem darauf hin, dass die KI-Verordnung selbst keinen Anspruch auf Schadensersatz schafft – solche Ansprüche richten sich nach nationalem Recht.
Genau dort wird es relevant. Die Bundesnetzagentur schreibt, dass ein Mangel an KI-Kompetenz als Verletzung der Sorgfaltspflicht gelten kann, insbesondere wenn ein Schaden entsteht. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter übernimmt ungeprüft eine von KI erzeugte technische Angabe in ein Angebot, der Kunde verlässt sich darauf. Dann stellt sich die Frage, ob der Betrieb seine Leute ausreichend angeleitet hat. Kommen Kundendaten in ein ungeeignetes Werkzeug, greift zusätzlich das Datenschutzrecht mit eigenen Bußgeldern.
Was sich heute noch nicht seriös sagen lässt
- Wie Gerichte fehlende KI-Schulungen bei der Haftung gewichten, ist noch nicht durch Urteile geklärt.
- Die Aufsicht durch die Bundesnetzagentur hat erst im Sommer 2026 begonnen. Eine gefestigte Prüfpraxis gibt es noch nicht.
- Ob der Gesetzgeber später Bußgelder für Artikel 4 ergänzt, ist offen.
- Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Haftungsfragen sollten Sie einen Anwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten hinzuziehen.
06 · Fahrplan für KMU
In fünf Schritten zur erfüllten Pflicht.
Für einen Betrieb mit fünf bis fünfzig Beschäftigten ist das in wenigen Wochen erledigt. Ich empfehle diese Reihenfolge:
Regeln festlegen
Legen Sie fest, welche Werkzeuge erlaubt sind und welche Daten hinein dürfen. Eine kurze KI-Richtlinie von ein bis zwei Seiten reicht für den Anfang.
Schulen nach Rolle
Grundlagen für alle, Vertiefung für diejenigen, die KI täglich nutzen oder deren Ergebnisse an Kunden gehen. Eine ganztägige KI-Schulung inhouse deckt beides an Ihren eigenen Aufgaben ab. Für Verbände, Innungen oder Veranstaltungen eignet sich ein Vortrag oder Workshop zur KI-Kompetenz.
Dokumentieren
Tabelle anlegen, Teilnahmebestätigungen und Unterlagen ablegen, Richtlinie mit Datum versehen. Das ist wenig Aufwand und Ihr Nachweis.
Auffrischen
Neue Mitarbeiter gehören ins Onboarding, neue Werkzeuge in eine kurze Nachschulung. Einmal im Jahr prüfen Sie, ob Regeln und Inhalte noch passen.
Wie die KI-Kompetenz in die gesamte Einführung passt – von der ersten Idee bis zum messbaren Nutzen –, zeigt der Leitfaden „KI im Unternehmen einführen“.
Häufige Fragen
Was Unternehmen dazu fragen.
Gilt die Pflicht auch für einen Betrieb mit drei Mitarbeitern?
Ja. Artikel 4 gilt unabhängig von Größe und Branche. Der Aufwand darf aber zur Größe passen: In einem kleinen Betrieb kann eine gemeinsame Schulung mit kurzer Dokumentation genügen.
Ist die Pflicht durch den Digital Omnibus weggefallen?
Nein. Die EU-Kommission hatte das vorgeschlagen, beschlossen wurde es nicht. Seit Juli 2026 müssen Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz zu fördern, aber kein bestimmtes Niveau einzelner Personen garantieren.
Brauchen wir ein Zertifikat oder einen KI-Beauftragten?
Nein. Die Bundesnetzagentur nennt ausdrücklich, dass weder externe Zertifikate noch ein KI-Beauftragter vorgeschrieben sind. Sinnvoll ist trotzdem eine feste Ansprechperson für Fragen zur KI-Nutzung.
Reicht ein Online-Video für alle?
Das Format ist frei. Entscheidend ist, dass die Inhalte zu Ihren Werkzeugen, Daten und Aufgaben passen. Ein allgemeines Video deckt die konkreten Risiken in Ihrem Betrieb meist nur teilweise ab – als Baustein neben einer praxisnahen Schulung kann es sinnvoll sein.
Wie oft muss eine KI-Schulung wiederholt werden?
Die KI-Verordnung schreibt keinen festen Rhythmus vor. Sinnvoll ist eine kurze Nachschulung, sobald neue Werkzeuge oder Aufgaben dazukommen, eine Einweisung für neue Mitarbeiter und einmal im Jahr eine Prüfung, ob Regeln und Inhalte noch passen.
Müssen auch Aushilfen und freie Mitarbeiter geschult werden?
Wenn sie in Ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, ja. Die Verordnung nennt ausdrücklich auch andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI befasst sind.
Was kostet eine KI-Schulung bei Ihnen?
Die KI-Schulung findet immer ganztägig bei Ihnen vor Ort statt, für bis zu 12 Teilnehmer, ab 2.490 € pro Tag zzgl. MwSt. Unterlagen und Teilnahmebestätigungen für Ihre Dokumentation sind enthalten.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), EUR-Lex
- KI-Verordnung, Artikel 4 in der Fassung nach dem Omnibus (ai-act-law.eu)
- KI-Verordnung, Artikel 3 Nr. 4 und Nr. 56 – Begriffe „Betreiber“ und „KI-Kompetenz“ (ai-act-law.eu)
- EU-Kommission: AI Literacy – Questions & Answers (Stand 27.07.2026)
- Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-Verordnung
- Bundesnetzagentur: Hinweispapier KI-Kompetenzen nach Artikel 4 KI-Verordnung (Juni 2025)
- Bitkom: Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI (Presseinformation vom 21.10.2025)
- Bundesnetzagentur: Pressemitteilung zum Inkrafttreten des KI-MIG (29.07.2026)
- KI-MIG – Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz, §§ 15–17 (BGBl. 2026 I Nr. 223)
Stand der Angaben: Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.
Nächster Schritt
Projekt besprechen
Was möchten Sie verändern oder umsetzen? Beschreiben Sie kurz Ihr Vorhaben. Wir klären gemeinsam den passenden nächsten Schritt.
Ich arbeite selbst an jedem Projekt und nehme nur an, was ich gut umsetzen kann. Wenn ich der Falsche für Ihre Aufgabe bin, sage ich Ihnen das im ersten Gespräch — nicht nach der dritten Rechnung.
- Antwort noch am selben Werktag
- Kein Verkaufsgespräch, keine Nachfassschleife
- Lieber telefonieren? 0208 30998720
- Am liebsten WhatsApp? Nachricht schreiben
- Oder per Mail: mail@philippthiel.com