KI-Ratgeber · Werkzeuge
Für Texte, E-Mails, Zusammenfassungen und Auswertungen taugen ChatGPT, Claude und Microsoft 365 Copilot alle drei. Die Unterschiede liegen in Preis, Datenspeicherung und Einbindung: Copilot arbeitet direkt in Outlook, Word und Teams, Claude Team ist pro Nutzer am günstigsten und verarbeitet sehr lange Dokumente am Stück, ChatGPT bietet im Enterprise-Tarif eine Speicherung in Europa.
01 · Kurz beantwortet
Welche KI im Einzelfall die besseren Texte schreibt, hängt von der Aufgabe ab und ändert sich mit jeder neuen Version. Für Ihre Entscheidung sind andere Fragen wichtiger: Was kostet es pro Kopf, wo liegen Ihre Daten, und passt das Werkzeug zu Ihren Programmen?
Hinter allen drei stecken Sprachmodelle. Ein Modell ist das eigentliche KI-Programm, das Text versteht und schreibt. ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic) und Copilot (Microsoft) verpacken solche Modelle in eine Oberfläche mit Verwaltung, Datenschutz und Anbindungen. Alle drei Anbieter sitzen in den USA.
Copilot arbeitet direkt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams und nutzt die E-Mails, Dateien und Termine, auf die der jeweilige Mitarbeiter Zugriff hat. Microsoft benennt das Produkt gerade in „Microsoft Copilot“ um; auf der Preisseite steht noch der alte Name.
Claude Team kostet 18 € pro Nutzer und Monat im Jahresabo. Claude verarbeitet je nach Modell bis zu 1 Million Tokens auf einmal. Das ist das Kontextfenster: wie viel Text die KI gleichzeitig im Blick behält. Ein Token ist ein Wortbaustein.
ChatGPT Business kostet 21 € pro Nutzer und Monat im Jahresabo und enthält unter anderem Bilderstellung, Datenanalyse und Deep Research, eine ausführliche Recherche mit Quellenangaben. Eine Speicherung in Europa gibt es im Enterprise-Tarif.
Mein Rat: Nehmen Sie drei typische Aufgaben aus Ihrem Alltag – eine Kundenanfrage, ein Angebot, eine Auswertung – und testen Sie die Werkzeuge ein paar Tage damit. Das sagt mehr als jeder Test im Internet.
02 · Vergleichstabelle
Die wichtigsten Unterschiede für kleine und mittlere Betriebe, mit den Angaben der Hersteller, Stand Oktober 2026:
| ChatGPT (OpenAI) | Claude (Anthropic) | Microsoft 365 Copilot | |
|---|---|---|---|
| Tarif für Betriebe | Business: 21 € (jährlich) oder 26 € (monatlich) pro Nutzer, ab 2 Nutzern | Team: 18 € (jährlich) oder 21,04 € (monatlich) pro Nutzer, 2 bis 150 Nutzer, zzgl. Steuern | Copilot Business: 18,20 € zzgl. MwSt.; Aktion bis 31.12.2026: 15,60 € im ersten Jahr; Jahresabo, bis 300 Nutzer |
| Voraussetzung | keine | keine | Microsoft-365-Geschäftstarif |
| Mehr Nutzung / Großkunden | Premium-Lizenz 105 €; Enterprise auf Anfrage | Premium-Platz 90 € (jährlich) oder 105,23 € (monatlich); Enterprise 20 US-$ pro Platz plus Nutzung zu API-Preisen | Copilot für Großkunden: 26,00 € (jährlich) oder 27,30 € (monatliche Zahlung) zzgl. MwSt. |
| Kostenlose Variante für Firmen | nur Free-Tarif für Einzelpersonen | nur Free-Tarif für Einzelpersonen | Copilot Chat ohne Zusatzkosten für Nutzer mit berechtigtem Microsoft-365-Geschäftsabo |
| Training mit Firmendaten | standardmäßig nein | standardmäßig nein | nein |
| Vertrag zur Auftragsverarbeitung | wird Geschäftskunden angeboten | automatisch Teil der Geschäftsbedingungen, mit EU-Standardvertragsklauseln | über Produktbedingungen und Datenschutznachtrag von Microsoft |
| Speicherung in der EU | für berechtigte Kunden von Enterprise und API; nicht im Business-Tarif | bei Anthropic direkt derzeit nicht (API-Speicherort nur „USA“); EU-Verarbeitung über Amazon Bedrock möglich | Dienst innerhalb der EU-Datengrenze; Anthropic-Modelle ausgenommen |
| Einbindung | Verbindungen zu Microsoft 365, Google Drive, Slack u. a.; Erweiterungen für Excel, Word, PowerPoint | Claude für Microsoft 365 und Outlook; Konnektoren für Gmail, Google Drive, Kalender, Slack u. a. | direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams |
| Text auf einmal (Kontextfenster) | Business: bis 256.000 Tokens, laut OpenAI etwa 320 Seiten Eingabe | bis zu 1 Million Tokens, je nach Modell | keine Angabe auf der Preisseite |
Die Einzeltarife ChatGPT Plus (23 € im Monat) und Claude Pro (für Besucher aus Deutschland 15 € pro Monat im Jahresabo, 18 € bei monatlicher Abrechnung) sind für Einzelpersonen gedacht: Eingaben können dort zum Training verwendet werden, wenn man sich nicht abmeldet, und eine zentrale Verwaltung fehlt. Was die Werkzeuge im Jahr kosten und welche Posten dazukommen, steht im Beitrag Was kostet KI im Unternehmen?
03 · Alternativen
Drei weitere Wege kommen für kleine und mittlere Betriebe in Frage. Meist ist die beste Alternative die, die zu Ihrer vorhandenen Bürosoftware passt.
04 · Entscheidungshilfe
Meine Empfehlung nach Arbeitsweise – als Ausgangspunkt, nicht als Regel:
| Ihre Lage | Empfehlung | Warum |
|---|---|---|
| Sie arbeiten in Outlook, Word und Teams (z. B. Handwerksbetrieb, Büro) | Copilot Chat testen, dann Copilot Business für Mitarbeiter, die viel schreiben | Angebote, E-Mails und Berichte entstehen dort, wo Copilot direkt mitarbeitet. |
| Viel Text, Analyse, lange Dokumente (Planung, Verwaltung, Ausschreibungen) | Claude Team und ChatGPT Business parallel testen | Beide sind unabhängig vom Büroprogramm; Claude verarbeitet je nach Modell bis zu 1 Million Tokens am Stück. |
| Händler und Onlineshop | ChatGPT Business oder Claude Team, dazu Automatisierung über die API | Produkttexte und Kundenanfragen wiederholen sich und passen gut zu einem festen Ablauf. |
| Datenspeicherung in der EU ist Pflicht | Copilot (EU-Datengrenze), ChatGPT Enterprise mit Speicherung in Europa, Mistral oder ein lokales Modell | Hier zählt, wo verarbeitet und gespeichert wird – vor dem Kauf schriftlich bestätigen lassen. |
| Sie nutzen Google Workspace | Gemini im vorhandenen Paket | keine zweite Lizenz, gleiche Oberfläche |
Wie Händler KI für Produkttexte, Suche und Kundenservice nutzen, beschreibt der Beitrag KI im Onlineshop. Und unabhängig vom Werkzeug braucht jeder Betrieb Regeln dafür, was Mitarbeiter in ChatGPT und Co. eingeben dürfen. Preise und Funktionen ändern sich bei allen Anbietern mehrmals im Jahr – prüfen Sie vor dem Kauf die aktuelle Preisseite.
05 · Eigene Lösung
Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn eine Aufgabe oft, nach festen Regeln und immer im selben Programm anfällt. Dann muss niemand Text in ein Chatfenster kopieren – die KI arbeitet im Hintergrund mit.
Die API ist die Schnittstelle, über die ein Programm direkt mit dem KI-Modell spricht. Abgerechnet wird nach Verbrauch in Tokens. OpenAI und Anthropic liegen hier preislich gleichauf (Listenpreise in US-Dollar pro Million Tokens, Stand Oktober 2026):
| Klasse | OpenAI | Anthropic |
|---|---|---|
| Schnell und günstig | GPT-6 Luna: 0,10 $ Eingabe / 0,50 $ Ausgabe | Haiku 5.5: 0,10 $ / 0,50 $ |
| Mittelklasse | GPT-6.1 Sol: 2 $ / 10 $ | Sonnet 5.5: 2 $ / 10 $ |
| Stärkstes Modell | GPT-6 Astra: 10 $ / 50 $ | Fable 5.1: 10 $ / 50 $ |
| Regionale Verarbeitung | Europa wählbar, bei neueren Modellen 10 % Aufpreis | nur „global“ oder „USA“ (USA mit 10 % Aufpreis) |
Eine Antwort auf eine Kunden-E-Mail kostet mit einem Mittelklasse-Modell grob einen US-Cent. Typische Beispiele: Eingangsrechnungen auslesen und als Buchungsvorschlag anlegen oder Kundenanfragen sortieren und mit Antwortentwurf ablegen – ein Mensch prüft und gibt frei. Ich setze eine einzelne Automatisierung ab 2.900 € zum Festpreis um, eine individuelle Anwendung ab 7.500 €, den Betrieb ab 99 € im Monat (zzgl. MwSt.) – mehr unter Software, Schnittstellen und Automatisierung. Wann ein Agent sinnvoll ist, der selbst mehrere Schritte plant, erklärt der Beitrag KI-Agenten verständlich erklärt.
Häufige Fragen
Das hängt von Ihrer Bürosoftware ab. Arbeitet Ihr Team in Outlook, Word und Teams, ist Copilot naheliegend, weil es direkt dort mitarbeitet. ChatGPT ist unabhängig vom Büroprogramm und bietet im Enterprise-Tarif eine Speicherung in Europa. Testen Sie beide mit Ihren eigenen Aufgaben.
Copilot Business kostet regulär 18,20 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt., als Aktion bis 31.12.2026 im ersten Jahr 15,60 €. Voraussetzung ist ein Microsoft-365-Geschäftstarif. Für Großkunden kostet Copilot 26,00 € (jährlich) bzw. 27,30 € (monatliche Zahlung). Copilot Chat ist für berechtigte Geschäftskunden ohne Zusatzkosten. Stand Oktober 2026.
Claude Team kostet 18 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher und 21,04 € bei monatlicher Abrechnung, für 2 bis 150 Nutzer, zzgl. Steuern. Premium-Plätze mit fünfmal mehr Nutzung kosten 90 € bzw. 105,23 €. Claude Enterprise kostet 20 US-$ pro Platz und Monat plus Nutzung zu API-Preisen. Stand Oktober 2026.
In den Geschäftstarifen nicht: OpenAI, Anthropic und Microsoft verwenden diese Daten standardmäßig nicht zum Training. In den Einzeltarifen wie ChatGPT Plus oder Claude Pro ist das Training an, wenn man sich nicht abmeldet. Wer bei Anthropic im Einzeltarif das Training erlaubt, dessen Daten werden bis zu fünf Jahre gespeichert, sonst 30 Tage.
Microsoft Copilot ist laut Microsoft ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze, Modelle von Anthropic sind davon ausgenommen. OpenAI bietet berechtigten Kunden von ChatGPT Enterprise und der API eine Speicherung in Europa. Bei Anthropic ist für die API als Speicherort derzeit nur „USA“ wählbar; eine EU-Verarbeitung geht über Cloud-Anbieter wie Amazon Bedrock. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Ja, das ist häufig sinnvoll: zum Beispiel Copilot für die Büroarbeit und eine eigene Automatisierung für einen festen Ablauf wie das Auslesen von Belegen. Wichtig ist, dass für alle Werkzeuge dieselben Regeln zum Datenschutz gelten.
Stand der Angaben: Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.
Nächster Schritt
Was möchten Sie verändern oder umsetzen? Beschreiben Sie kurz Ihr Vorhaben. Wir klären gemeinsam den passenden nächsten Schritt.
Ich arbeite selbst an jedem Projekt und nehme nur an, was ich gut umsetzen kann. Wenn ich der Falsche für Ihre Aufgabe bin, sage ich Ihnen das im ersten Gespräch — nicht nach der dritten Rechnung.